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档案见证小康路 聚焦扶贫决胜期——档案基本知识

学校新闻 加入时间:2020-6-9 17:6:33   点击: 

 

档案基本知识

1、什么是档案?

答:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、档案的主要属性有哪几方面?

答:档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特征、特点,它具有原始记录性、信息性、文化知识性等几个方面的主要属性。

(1)原始记录性是档案的基本属性。档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而来的,是历史的原始记录,它直接、客观地记录了形成者的真实活动情况,具有原始记录性。(2)档案的信息属性。档案信息是用文字、图表、声象的方式将人类从事的社会实践活动直接记录在一定载体上,是原始的固定信息,能使事物的原貌和真象再现,为人们提供依据性、凭证性的信息。(3)档案的知识属性。知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述,是人们在社会实践中积累起来的经验。档案是人类认识和改造世界的历史记录,是人类知识的结晶。

3、什么是档案工作?

答:管理档案和档案事业的活动。

4、什么是档案统计?

答:对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

5、什么是归档?

答:办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

6、什么是档案整理?

答:按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷?

答:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

9、什么是电子文件?

答:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

10、电子文件归档有哪些要求?

答:电子文件归档的总要求:文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。

11、什么是音像档案?

答:记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。

12、什么是磁性载体文件?

答:磁性载体文件系指以磁性材料(如磁带、软磁盘、录像带、录音带)为信息载体的文件。

13、磁性载体文件的归档要求有哪些?

答:1)磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑,待项目结束后将磁性载体文件按照GB 1989-1980GB 7574-1987GB 9416.1-1988转换成标准格式,一式两份(AB盘),及时向档案部门移交归案;(2)归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测,运转正常,无病毒、清洁、无划伤,确保文件的完整性和内容的准确性;(3)归档使用的录音(像)带。软磁盘的性能质量,应分别符合GB 7309-1987GB/T 14306-1933的规定;(4)同一项目同一类别的磁性载体文件应存储在同种磁性载体上;(5)应建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案一同归档;

6)归档的磁性载体应由文件形成部门编制归档说明。

14、什么是照片档案?

答:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

15、照片档案收集的范围?

答:1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片:领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片和本单位组织或参加的重要外事活动的照片;(2)记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片;(3)其他具有保存价值的照片。

16、照片档案收集的要求是什么?

答:1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为已有;(2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定;(3)对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档;(4)底片、照片、说明齐全;(5)底片与照片影像应一致;(6)对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片;(7)照片档案的移交和收集符合有关标准的要求。

17、什么是实物档案?

答:实物档案是指公司各单位在生产、经营、科研及其他各项工作中形成的,具有保存价值的,按归档要求整理归档的实物。实物分为二类:一类是指荣誉档案,即本单位在各项工作中所获得的奖杯、奖状、证书、奖牌、锦旗等;另一类是指具有保存价值的各类实物,如领导题词、名人字画、友好往来的赠品等。

18、实物档案的归档范围?

答:主要包括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章,获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不同发展阶段的产品样品,实体性科技成果、工装和设备等物品。

19、实物档案的归档要求是什么?

答:1)各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门,任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人;(2)归档的实物档案要保持整洁、无破损。

20、什么是文件资料的归档?

答:归档是文件资料转换为档案的过程,是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。已完成承办过程既文件资料内容所反映的事项等经研究讨论,已做出结论或批示、批注的文件材料才能作为档案保存。档案是文件资料的精华,是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。按照一定的原则和规律,经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理,移交到档案部门集中保管和提供利用的文件资料。

21、文件材料转换成档案需具备哪些条件?

答:1)文件材料运转、承办完毕的;(2)对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、凭证、依据作用的;(3)经过分类、组合排列、编号、基本编目等系统整理的。

22、归档文件的整理原则是什么?

答:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

23、归档文件的质量要求是什么?

1)归档文件:应为原件,文件材料归档后不得更改;(2)永久、长期的电子文件:必须形成一份纸质文件归档;(3)字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字认可手续完备;(4)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制;(5)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求;(6)录音、录像文件应保证载体的有效性;(7)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

24、各类文件材料应何时归档?

答:各职能部门形成的管理性文件材料,一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;

25、文件材料的保管期限如何划分

答:文件材料的保管期限依据其查考利用价值的大小进行划分,可分为永久、长期和短期。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌,本单位需要长久利用的材料应定为永久(50年以上)保存;凡是在相当长的时间内本单位需要查考利用的,应定为长期(16年至50年)保存;凡是在较短时期内本单位需要查考利用的,应定为短期(15年以下)保存。各单位应依据有关的规定和标准,结合单位的实际,制定本单位各类文件材料的保管期限表。

26、什么是档案编研工作?

答:以保存的档案资料为主要对象,以主动提供或报道档案信息内容为主要目的,在深入研究的基础上,围绕一定的题目范围,对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工,使之转化成为不同形式的出版物,供有关方面利用。

27、怎样进行档案的编研?

答:编研工作必须遵循一定的原则,具体应该符合下列要求:(1)档案编研应该充分考虑社会(企业)需要,为企业的中心工作服务;(2)实事求是地维护档案内容的真实性,绝不允许歪曲和篡改档案的现象发生;(3)遵守国家的有关规定,编研工作的开展应得到相应部门的同意,公布档案文件要经过批准。

同时,档案编研还必须坚持实事求是的科学态度,编研过程中尊重历史,尊重档案原件的记载,尊重档案编研的严肃性。

28、违反《档案法》的行为有哪些?

答:(1)损毁、丢失属于国家所有的档案的;

2)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;

3)涂改、伪造档案的;

4)擅自出卖或者转让档案的;

5)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

6)不按规定归档或者不按期移交档案的;

7)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

8)档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

上述违反《档案法》行为的都将依法给予行政处分。

 

 

 

来源:学校新闻,最后更新:2014年6月